نرم‌افزار مدیریت کافه؛ ۸ کاری که باید انجام دهد

صبحِ یک کافه‌یِ معمولی را تصور کنید: باریستا قهوه می‌سازد، یک مشتری می‌پرسد «کیکِ شکلاتی هنوز دارید؟»، موبایلِ صاحبِ کافه زنگ می‌خورد و تأمین‌کننده می‌خواهد بداند چه چیزی سفارش بدهد، و آخرِ شب هنوز معلوم نیست امروز چقدر فروش داشته‌اید. هر کدام از این‌ها جداگانه حل‌شدنی است؛ ولی وقتی همه با دفتر، حافظه و گوشی انجام شوند، خطا و خستگی انباشته می‌شود. نرم‌افزار مدیریت کافه برایِ همین ساخته شده: همه‌یِ این کارها را در یک سامانه جمع کند تا شما به جایِ حساب‌وکتاب، به کافه و مشتری برسید.

در این راهنما می‌خوانید یک نرم‌افزارِ مدیریتِ کافه دقیقاً چه کارهایی باید بکند، چطور آن را درست انتخاب کنید و در یک هفته به کار بیندازید.

نرم‌افزار مدیریت کافه چیست؟

نرم‌افزارِ مدیریتِ کافه سامانه‌ای است که سفارش، پرداخت، منو، آشپزخانه، انبار، مشتریان و گزارش را در یک جا نگه می‌دارد و هر بخش از اطلاعاتِ بقیه استفاده می‌کند. فرقش با یک صندوقِ ساده این است که فقط «جمع نمی‌زند»؛ جریانِ کارِ کافه را سازمان می‌دهد: سفارش از میز به آشپزخانه می‌رود، با پرداخت ثبت می‌شود، از موجودی کم می‌کند و در گزارشِ آخرِ روز دیده می‌شود.

نسخه‌هایِ امروزی بیشتر ابری (تحت وب) هستند؛ یعنی نیازی به نصب روی یک رایانه‌یِ خاص یا خریدِ سرور ندارند و با مرورگرِ گوشی، تبلت یا رایانه باز می‌شوند. اگر دربارهٔ ابری‌بودن و محدودیت‌هایش سؤال دارید، راهنمایِ نرم‌افزارِ ابریِ رستوران و کافه را ببینید.

یک روز با نرم‌افزار و بدونِ آن

۸ کاری که باید انجام دهد

۱. سفارش و صندوق

نرم‌افزار باید سفارشِ میز، سرپایی و بیرون‌بر را از یک صفحه بگیرد و با همه‌یِ روش‌هایِ پرداختِ رایج در ایران (پوز، نقد، کارت‌به‌کارت، نسیه) کار کند. فاکتورِ شماره‌دار، حسابِ جدایِ هر نفر سرِ یک میز و انتقالِ میز هم جزوِ کارهایِ ضروری است. جزئیاتش را در راهنمایِ انتخابِ نرم‌افزارِ صندوقِ فروش توضیح داده‌ایم.

۲. منویِ دیجیتال

منویِ QR با عکس و قیمت که لحظه‌ای به‌روز شود، ظاهرش شبیهِ کافه‌یِ شما باشد و کالایِ تمام‌شده را با یک لمس بردارد. اگر هنوز منویِ چاپی دارید، راهنمایِ منویِ دیجیتال و QR نقطه‌یِ شروعِ خوبی است.

۳. آشپزخانه و سالن

سفارش باید همان لحظه روی صفحه‌یِ آشپزخانه (یا بار) بنشیند، مرحله‌هایش مشخص باشد (تازه، در حالِ آماده‌سازی، آماده، تحویل‌شده) و سفارشِ دیرکرده با رنگِ دیگری دیده شود. گارسون هم صفحه‌یِ خودش را روی گوشی داشته باشد.

۴. انبار و موجودی

نرم‌افزار باید بتواند کالاهایِ مهم را شمارشی کند: با هر فروش کم شود، با لغوِ سفارش برگردد و شمارشِ دستی را بپذیرد. درباره‌یِ کنترلِ ضایعات در مقاله‌یِ مدیریتِ انبارِ کافه و رستوران بیشتر می‌خوانید.

۵. مشتریان و باشگاه

مشتری با شماره‌یِ موبایل شناخته شود، امتیاز یا اعتبارِ پاداش بگیرد و برایِ روزِ تولدش پیشنهادِ ویژه داشته باشد. باشگاهِ مشتریانِ کافه یکی از ارزان‌ترین راه‌هایِ برگرداندنِ مشتری است.

۶. گزارش

فروشِ روزانه، هفتگی و ماهانه، پرفروش‌ها، فروش به تفکیکِ روشِ پرداخت و صندوق‌دار، فهرستِ فاکتورها، لغوها و برگشتِ پول. گزارش باید با تاریخِ شمسی و بدونِ نیاز به اکسل باشد.

۷. کارکنان و سطحِ دسترسی

صندوق‌دار، آشپز و گارسون هر کدام نام‌کاربری و دسترسیِ مخصوصِ خود را داشته باشند. مالک بتواند حساب بسازد، غیرفعال کند و رمز را عوض کند، و سقفِ تخفیفِ هر صندوق‌دار را تعیین کند.

۸. پشتیبان‌گیری و امنیت

اطلاعاتِ هر کسب‌وکار جدا از دیگران نگه‌داری شود، نسخه‌یِ پشتیبان در دسترس باشد و ورود با نام‌کاربری و رمزِ جدا برایِ هر نقش انجام شود. اطلاعاتِ فروش دارایی است؛ از دست‌رفتنش جبران‌پذیر نیست.

ابری یا نصبی؟

• ابری (تحت وب): نصب ندارد، از هر دستگاه باز می‌شود، به‌روزرسانی خودکار است و از گوشی هم مدیریت می‌شود. در عوض به اینترنت وابسته است؛ پس باید بپرسید در قطعیِ اینترنت چه می‌شود.
• نصبی: روی یک رایانه نصب می‌شود. به اینترنت کمتر وابسته است ولی دسترسی از بیرون، به‌روزرسانی و پشتیبان‌گیری سخت‌تر است.

برایِ بیشترِ کافه‌ها، به‌خصوص وقتی بخواهید از گوشی هم مدیریت کنید، ابری انعطاف‌پذیرتر است.

چک‌لیستِ انتخاب: ۱۰ سؤال پیش از خرید

1. دمو دارد و می‌توانم با منویِ خودم امتحانش کنم؟
2. روی گوشی و تبلت هم راحت کار می‌کند؟
3. به سخت‌افزارِ مخصوص نیاز دارد یا هر دستگاهِ دارایِ مرورگر کافی است؟
4. هزینه‌یِ پنهان (راه‌اندازی، آموزش، به‌روزرسانی) دارد؟
5. بسته‌هایش اجازه می‌دهد با امکاناتِ کم شروع کنم و بعداً اضافه کنم؟
6. پشتیبانیِ فارسی و در دسترس دارد؟
7. اگر اینترنت قطع شود چه می‌شود؟
8. اطلاعاتم جدا نگه‌داری می‌شود و نسخه‌یِ پشتیبان دارد؟
9. هر نقش (صندوق‌دار، آشپز، گارسون) صفحه و دسترسیِ خودش را دارد؟
10. اگر روزی بخواهم بروم، اطلاعاتم را می‌توانم بردارم؟

برنامه‌یِ ۷ روزه‌یِ راه‌اندازی

• روزِ ۱: منو را وارد کنید: گروه‌ها، نام، قیمت و یک توضیحِ کوتاه.
• روزِ ۲: عکس‌ها را اضافه کنید و ظاهرِ منو را انتخاب کنید.
• روزِ ۳: میزها و QRها را بسازید و چاپ کنید.
• روزِ ۴: کارکنان و دسترسی‌ها را تعریف کنید؛ تخفیف و سرویس و مالیات را تنظیم کنید.
• روزِ ۵: یک روزِ تمرین با سفارش‌هایِ آزمایشی؛ سفارش بگیرید، حساب کنید، گزارش را ببینید.
• روزِ ۶: تیم را آموزش دهید؛ هر نفر سه سناریوی اصلیِ کارش را تمرین کند.
• روزِ ۷: شروعِ واقعی؛ اولین هفته یک نفر مسئولِ پاسخ به سؤال‌هایِ تیم باشد.

چهار اشتباهِ رایج

• انتخاب فقط بر اساسِ قیمت: ارزان‌ترین گزینه اگر شما را به دوباره‌کاریِ شبانه برگرداند، گران‌ترین است.
• نخواستنِ دمو: هر نرم‌افزار در کاتالوگ عالی است؛ سرِ کار معلوم می‌شود.
• جداکردنِ صندوق از آشپزخانه: کارِ دو نفر دوبرابر می‌شود و سفارش جا می‌ماند.
• آموزش‌ندادن به تیم: نرم‌افزاری که کارکنان نتوانند در چند روز یادش بگیرند، استفاده نمی‌شود.

آبیسان

سامانه‌یِ مدیریتِ هوشمندِ کافه و رستورانِ آبیسان همین هشت کار را در یک سامانه‌یِ فارسیِ تحتِ وب کنار هم آورده است: صندوق و فاکتور، منویِ QR، آشپزخانه و پنلِ گارسون، انبار، باشگاهِ مشتریان، گزارش، مدیریتِ کارکنان و پشتیبان‌گیری. بسته‌هایِ مختلف دارد؛ می‌توانید از منو و صندوقِ ساده شروع کنید و بعداً امکانات اضافه کنید. نسخه‌یِ نمایشی هم برایِ امتحان وجود دارد. برایِ دیدنِ جزئیات به صفحه‌یِ سامانه بروید.

جمع‌بندی

نرم‌افزارِ مدیریتِ کافه قرار نیست کافه را «مدرن» کند؛ قرار است جلوی خطا، نشتی و خستگی را بگیرد. بر این اساس انتخاب کنید: هشت کارِ بالا را بپوشاند، روی گوشی کار کند، دمو داشته باشد و اجازه دهد کوچک شروع کنید.

پرسش‌هایِ متداول