حسابداری کافه و رستوران؛ گزارش‌هایی که مالک باید ببیند

بسیاری از صاحبانِ کافه آخرِ ماه همین جمله را می‌گویند: «فروش خوب بود، ولی پولی نمانده». مشکل معمولاً در فروش نیست؛ در این است که نمی‌دانند پول کجا رفته. حسابداریِ کافه و رستوران یعنی بتوانید از روزِ اول به این پرسش جواب بدهید: چقدر فروختم، چقدر خرج شد، چقدر طلب دارم و واقعاً چقدر سود کردم.

این مقاله بدونِ اصطلاحاتِ سنگینِ حسابداری توضیح می‌دهد چه گزارش‌هایی را هر روز، هفته و ماه ببینید، هزینه‌ها را چطور دسته‌بندی کنید و کجا فروش تمام می‌شود و حسابداریِ کامل شروع می‌شود.

دو لایه: فروش و حسابداری

کارِ مالیِ کافه دو لایه دارد و هر دو لازم‌اند:

• لایه‌یِ فروش (صندوق): هر روز چقدر فروختید، با چه روشی پول گرفتید، چه چیزی پرفروش بود، چقدر تخفیف دادید و چند سفارش لغو شد.
• لایه‌یِ حسابداری: هزینه‌ها (مواد، حقوق، اجاره، انرژی …)، خریدها، بدهی و طلب، و در نهایت سود و زیان.

بهتر است از لایه‌یِ اول شروع کنید؛ چون اگر فروشِ دقیق نداشته باشید، حسابداری هم ندارید. بعداً گزارشِ فروشِ صندوق به نرم‌افزارِ حسابداری یا حسابدارِ شما می‌رود و کارِ او را بسیار ساده می‌کند. دربارهٔ انتخابِ صندوق، راهنمایِ نرم‌افزارِ صندوقِ فروش را بخوانید.

گزارش‌هایی که هر روز ببینید

یک نگاهِ پنج‌دقیقه‌ای آخرِ هر روز کافی است:

1. فروشِ امروز (خالص، بعد از تخفیف و برگشتی).
2. فروش به تفکیکِ روشِ پرداخت: پوز، نقد، کارت‌به‌کارت و نسیه. هر روش باید با پولی که به دست‌تان رسیده بخواند.
3. تعدادِ سفارش و میانگینِ هر پرداخت: اگر میانگین پایین آمد، شاید پیشنهادِ تکمیلی (مثلاً دسر کنارِ قهوه) کم شده است.
4. لغوها و برگشتِ پول با دلیلِ هر کدام.
5. شمارشِ نقدِ پایانِ شیفت در برابرِ نقدِ سیستم؛ تفاوت یعنی اشتباه یا نشتی.

گزارش‌هایی که هر هفته و ماه ببینید

• پرفروش‌ترین‌ها و کم‌فروش‌ترین‌ها: چه چیزی منو را شلوغ کرده؟ این پایه‌یِ مهندسیِ منو است.
• فروش به تفکیکِ صندوق‌دار و شیفت: هر کس چقدر فروخته و با چه روشی؛ مطابقِ پولی که تحویل می‌دهد.
• تخفیف‌ها: چقدر و چرا؟ تخفیفِ بی‌حساب بزرگ‌ترین «نشتیِ» کافه‌هاست.
• نسیه: چقدر طلب دارید، از چه کسانی و چند وقت است معوق مانده؟
• لغو و برگشت: الگوی تکراری (یک صندوق‌دار یا یک غذا) را پیدا کنید.
• سود و زیانِ ساده: فروشِ خالص منهایِ بهایِ مواد، حقوق، اجاره و سایرِ هزینه‌ها.

یک مثالِ ساده از سود و زیان

برایِ روشن‌شدنِ منطق، یک ماهِ فرضی را بنویسیم (اعداد فقط برایِ توضیح‌اند):

اگر فقط به «فروشِ ۳۰۰ میلیونی» نگاه کنید، احساسِ ثروت می‌کنید؛ ولی سودِ واقعی کسری از آن است. اگر بهایِ مواد ۱۰ میلیون بیشتر شود و قیمتِ منو را عوض نکنید، سود یک‌چهارم کم می‌شود. برای محاسبهٔ دقیقِ بهایِ مواد هر غذا، مقاله‌یِ فودکاست را ببینید.

دسته‌بندیِ هزینه‌ها

از روزِ اول هزینه‌ها را جدا ثبت کنید:

• مواد اولیه (قهوه، شیر، نان، گوشت …)
• حقوق و دستمزد (و بیمه، در صورتِ وجود)
• اجاره و شارژ
• انرژی، آب و اینترنت
• بسته‌بندی و مصرفی (لیوان، پاکت، دستمال)
• تعمیر و نگه‌داری
• بازاریابی و تبلیغات
• سایر

بدونِ این دسته‌بندی، «سود» فقط یک حدس است. نکته: پولِ شخصی و پولِ کافه را قاطی نکنید؛ یک حسابِ جدا برایِ کافه داشته باشید.

سرویس، مالیات و تخفیف

اگر حقِ سرویس یا مالیاتِ بر ارزش افزوده می‌گیرید، باید خودکار و جدا روی صورت‌حساب بیاید و در گزارش هم جدا دیده شود. تخفیف‌ها هم بهتر است با دلیل ثبت شوند. قیمتِ لحظه‌یِ فروش باید روی همان فاکتور بماند؛ تغییرِ قیمتِ منو هرگز نباید فاکتورهایِ قبلی را عوض کند. درباره‌یِ مقرراتِ مالیاتی و سامانه‌یِ مودیان، مقاله‌یِ مودیانِ مالیاتی برایِ رستوران را ببینید و با حسابدارِ رسمیِ خودتان هماهنگ کنید.

صندوق یا نرم‌افزارِ حسابداری؟ فرق چیست؟

• صندوق: فروشِ لحظه‌ای، پرداخت، فاکتور و گزارشِ فروش را ثبت می‌کند.
• نرم‌افزارِ حسابداری: هزینه‌ها، خریدها، حقوق، دفترِ کل، ترازنامه و سود و زیانِ رسمی را نگه می‌دارد.

برایِ بیشترِ کافه‌ها مسیرِ منطقی این است: اول صندوقِ دقیق، بعد گزارشِ منظم، و وقتی بزرگ شدید، حسابداریِ کامل. نرم‌افزارِ حسابداری بدونِ ورودیِ دقیقِ فروش، فقط «سطرهایِ بی‌اعتماد» تولید می‌کند.

پنج اشتباهِ رایج

• قاطی‌کردنِ پولِ شخصی و کافه.
• ثبتِ دیرهنگام: هر چه دیرتر ثبت کنید، دقتِ کمتری دارد؛ بهتر است همان روز.
• نادیده‌گرفتنِ نسیه: طلبِ فراموش‌شده سودِ از دست‌رفته است.
• حساب نکردنِ بهایِ واقعیِ مواد: سود بدونِ بهایِ مواد معنا ندارد.
• اتکا به حافظه: «فکر می‌کنم خوب بود» جایگزینِ عدد نمی‌شود.

برنامه‌یِ ۱۵ دقیقه‌ای هفتگی

گزارش‌دیدن وقتی عادت شود، سنگین نیست. یک زمانِ ثابتِ هفتگی (مثلاً شنبه صبح) انتخاب کنید و این پنج کار را در ۱۵ دقیقه انجام دهید:

1. فروشِ هفته را با هفته‌یِ قبل مقایسه کنید؛ افزایش یا کاهشِ بزرگ را یادداشت کنید.
2. سه پرفروش و سه کم‌فروش را ببینید؛ یکی از کم‌فروش‌ها را برایِ بازطراحی یا حذف انتخاب کنید.
3. مجموعِ تخفیف‌ها و لغوها را بخوانید و اگر بالاتر از معمول بود، دلیلشان را نگاه کنید.
4. نسیه‌یِ معوق را مرور کنید و با دو مشتری تماس بگیرید.
5. مغایرتِ نقدِ شیفت‌ها را ببینید؛ اگر تفاوتِ تکراری دارید، با همان صندوق‌دار گفت‌وگو کنید.

نمونه‌یِ ثبتِ هزینه در یک هفته

برایِ اینکه ثبتِ هزینه سنگین نباشد، یک جدولِ سه‌ستونه کافی است: تاریخ، دسته، مبلغ (و در صورتِ لزوم یک توضیحِ کوتاه). مثلاً: «۳ آبان، مواد اولیه، خریدِ قهوه و شیر»؛ «۵ آبان، مصرفی، لیوان و پاکت»؛ «۷ آبان، تعمیر، دستگاهِ آسیاب». آخرِ ماه، جمعِ هر دسته را بنویسید و با ماه‌هایِ قبل مقایسه کنید. این مقایسه به شما می‌گوید کدام هزینه آرام‌آرام بالا می‌رود (مثلاً بسته‌بندی یا انرژی) و کجا می‌شود صرفه‌جویی کرد. رسیدها و فاکتورهایِ خرید را نگه دارید؛ هم برایِ حسابدار لازم‌اند و هم برایِ اینکه بعداً بتوانید قیمتِ خرید را بررسی کنید.

نشانه‌هایِ هشدارِ مالی

اگر یکی از این‌ها را دیدید، بیشتر نگاه کنید:

• فروش بالا می‌رود ولی نقدِ در دسترس کم می‌شود: نسیه یا تخفیف زیاد شده است.
• میانگینِ هر پرداخت پایین می‌آید: مشتری‌ها کمتر چیزِ اضافه سفارش می‌دهند یا پیشنهادِ تکمیلی کم شده.
• لغوها از یک صندوق‌دار یا یک غذا تکرار می‌شوند: آموزش یا مشکلِ آماده‌سازی.
• موجودیِ سیستم با شمارشِ واقعی نمی‌خواند: ضایعات یا ثبتِ اشتباه (مدیریتِ انبار).
• تفاوتِ نقدِ پایانِ شیفت چند شیفتِ پیاپی یک‌جور است: ریشه‌یابی لازم است.

چه چیزی از این‌ها را آبیسان پوشش می‌دهد؟

سامانه‌یِ مدیریتِ هوشمندِ کافه و رستورانِ آبیسان لایه‌یِ فروش را کامل پوشش می‌دهد: گزارشِ فروشِ روزانه، هفتگی، ماهانه و بازه‌یِ دلخواه با تاریخِ شمسی، فروش به تفکیکِ روشِ پرداخت و صندوق‌دار، پرفروش‌ها، فهرستِ فاکتورها با دیدنِ محتوایِ هر فاکتور، دفترِ نسیه با درخواستِ مشتری از گوشی، لغو و برگشتِ پول با دلیل، شیفت و شمارشِ نقد، و سرویس و مالیاتِ خودکار. اگر نرم‌افزارِ حسابداریِ کامل هم دارید یا حسابدارِ رسمی، این گزارش‌ها ورودیِ مرتبی برایِ او هستند. صفحه‌یِ سامانه

جمع‌بندی

حسابداریِ کافه با یک عادتِ ساده شروع می‌شود: هر روز گزارشِ فروشِ دقیق ببینید، هر ماه هزینه‌ها را دسته‌بندی کنید و هر فصل منو را بازبینی کنید. سامانه‌ایِ که این کار را برایتان سامان دهد، قیمتش را در ماه‌هایِ اول پس می‌دهد.

پرسش‌هایِ متداول